Casos de éxito

Caso de éxito Office 365 Colombia

Una empresa dedicada al negocio hotelero implementó su oficina en la Nube de Office 365. Una implementación sencilla y sin complicaciones técnicas que agrupo todas la tareas del equipo administrativo de dos hoteles
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Logo Conshotur Ltda.

CONSHOTUR LTDA. empresa de tamaño medio, dedicada al negocio hotelero, con dos hoteles boutique, se sumó a intelinode SAS como su proveedor de tecnología para la implementación de una solución de colaboración y comunicaciones unificadas a través de una solución de Office 365.

Diagnóstico

Viendo la necesidad de mantener un contacto continuo entre los colaboradores de los dos hoteles que hacen parte de esta organización (Hotel Plata y Casa Hotel Marqués de la Plata), se dispuso lograr unificarlos en una oficina virtual en la nube a través de las soluciones de Office 365.

El requerimiento buscaba:

- Mantener los colaboradores completamente conectados para que interactuáran sobre las habitaciones disponibles y reservadas para que no se presentará over booking o asignación de habitaciones no disponibles lo que hace decaer la imagen positiva de los hoteles. Al mismo tiempo se buscaba minimizar las barreras de comunicación de los colaboradores y la redacción a varios manos de facturas, cotizaciones y demás tipo de documentos.

- existía la necesidad de implementar un servidor de correo electrónico de calidad corporativa que asegurara el éxito de envío de correos de confirmación, aseguramiento de correos contra virus y spam de tal forma que cualquier correo que fuera enviado o recibido a través de los buzones no fuera a perderse.

- se buscaba que la interacción fuera complementada por un sistema de mensajería instantánea que no perteneciera a una red social como MSN u otras que podrían distorsionar la productividad laboral.

- Integrar el sistema de reservas y disponibilidades de los dos hoteles en tiempo real, mediante un sistema sencillo de hojas de cálculo.

La Solución

intelinode SAS implementó una solución de office 365 que comprendió:

Solución de Portal de intranet a través de Sharepoint Online personalizado con manejo compartido de documentos con integración de productos de Office 2010 y luego de 2013 como Excel, Word, PowerPoint, OneNote, etc. Sitios web para los miembros del equipo, con sistema de mensajería instantánea de acceso restringido a personas con las credenciales de la organización, wikis contenido multimedia como presentaciones de PowerPoint que servían para irradiar los contenidos de formación y de procedimiento de los miembros de empresa.

Correo corporativo a través de Exchange Online con conexión a Outlook en versiones web y de escritorio a través de Office con manejo de políticas personalizadas para la administración automática de los correos entrantes y salientes

Solución de comunicaciones unificadas de Lync Online con acceso desde dispositivos móviles y los terminales de las recepciones de los hoteles.

Desarrollo a la medida para integración de correos electrónicos y notificaciones enviadas desde las páginas web hacia el portal de intranet.

La administración del portal, servidor de correo la realiza intelinode SAS en completa integración a través de los portales y la plataforma de Microsoft Online.

Conclusión

Este caso de éxito muestra que una empresa mediana puede favorecerse de las soluciones tecnológicas del mercado sin una alta inversión en tecnología. Los costos de infraestructura como servidores, redes desaparecieron, permitiendo que la nube actualice el software y siendo los usuarios finales consumidores del software como servicio sin tener que invertir en servidores o redes.

Los integrantes del equipo de trabajo de los dos hoteles cuentan con toda la infraestructura virtual para interactuar en  tiempo real y mutuamente manejar reservas y disponibilidades en su red de pequeños hoteles. Los empleados que trabajan por fuera de las instalaciones de los hoteles ingresan al portal de intranet desde sus dispositivos y trabajan en conjunto con los empleados de las recepciones.

Se minimizó el problema de overbooking de esta organización hotelera ya que todos los colaboradores tienen ahora datos exactos y en tiempo real de toda la disponibilidad de los hoteles.

 

 

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